谈谈如何做好进口采购

文/宫迅伟




  首届中国国际进口博览会将于2018年11月5~10日在上海举行。为配合这个全球关注的盛会,《进出口经理人》杂志编辑希望我写一篇有关如何做好进口采购的文章。
  
  接到这个话题,我脑中的第一印象是:进口采购与一般采购有何不同之处吗?似乎没有。二者都是一样的采购流程:询价、比价、谈判、签合同、跟踪到货、付款。我做了20多年采购,进口采购了许多物品,如汽车CKD零件、设备及备件、生产原材料和辅助材料,订单大到3.4亿美元,小到几百美元,每天都有进口采购发生。可仔细想想,还真有许多不同之处,忽视这些差异性,有时可能会造成巨大的损失,甚至致命风险,确实有必要专门写一写“如何做好进口采购”这个题目。遂成此文。
  
  相对于国内采购,进口采购要特别注意以下3个方面。
  
  第一:做好海外供应市场调查
  
  众所周知,采购必须做好供应市场调查和供应市场分析;进口采购,当更为甚。为什么要增加一个“更”字呢?因为进口采购跨了国界,会涉及更多问题。比如,现在的中美“贸易战”,就会对很多物品的采购产生影响,有的是直接影响,有的是潜在影响,有的是相当深远的影响。预测国外与国家间的事情,当然比预测国内的事情复杂得多,变数会更大。
  
  什么是供应市场分析?
  
  供应市场分析,是指为了满足企业目前及未来发展的需要,针对所采购的商品,系统地进行供应商、供应价格、供应量和供应风险等基础数据的搜集、整理和分析,为企业的采购决策提供依据。
  
  为什么要做供应市场分析?
  
  企业要保持竞争优势,需要可持续的供应,并且还要具备可持续的差异化竞争优势,这就需要寻找最能帮助企业保持竞争优势的供应商。这些供应商可能有创新的产品和服务,具备独特的竞争优势,如低成本、高质量和快速反应等。要寻找到最合适的供应资源,并且保持这种竞争优势,就必须对供应市场做调查,在调查基础上深入分析,继而制定一个让企业保持竞争优势的采购策略。
  
  怎么做好供应市场分析?
  
  供应市场分析,应该从“PESTEL”几个方面着手。
  
  政治(Political)——政治稳定性,如政府对贸易的影响、税收对价格的影响等。比如,美国对朝鲜和伊朗的制裁,会影响石油和煤炭的采购;西方国家对我国高精尖技术的出口限制等,对采购会构成很大影响。
  
  经济(Economic)——利率、通货膨胀和汇率、经济周期性、产业转移趋势等。在此方面,大家要关注一些产业转移的大趋势。比如,前些年,发达国家实行经济“全球化”,现在贸易保护主义抬头,加上中国原有的低成本优势正在逐渐丧失,使得中国出现了这样一个现象:低端制造业转移、高端制造业回流。
  
  社会(Social)——人口及其发展趋势、生活方式、文化习惯、生活环境以及工作习惯。比如,宗教国家到礼拜时间,可能就会放下手头的工作;欧洲国家不管多忙,到了休假时间就坚决休假,无法要求它们具备中国的“奉献”精神。
  
  技术(Technological)——技术进步、产品创新、技术创新。现在技术更新速度很快,采购人对此要有敏感性,应该实时更新自己对这方面的认知。
  
  环境(Environmental)——这里的环境除了环保,还有社会责任。当下“环保攻坚”是中国新一届政府三大任务之一,限制从国外进口“洋垃圾”,对炼铝、炼钢和造纸等产业影响很大。
  
  法律(Legal)——法律规章。每个国家都有自己的法律,还有各种国际协议。不了解这些内容,很容易出现问题。我们看到的各种“国际新闻热点”事件,很多都是由不熟悉、不尊重所在国的法律造成的。
  
  总的来说,国际供应市场处在一个瞬息万变的状态:国家间的政治协定会突然限制一些产品出口;供应商被兼并重组、被竞争对手收购或可能突然破产;某一产品由于需求急剧上升导致供应紧缺;某些国家工资较低、税收优惠等导致许多供应基地转移到那里,比如越南、印度等国;随“一带一路”走向海外市场的企业要求使用本地化供应商……采购人必须预测好相关产品的供需变化,并制定好相应的采购决策。
  
  第二:订好跨国合同条款
  
  “跨国合同条款”更为重要,这里又增加了一个“更”字。我举一个例子,几乎所有采购签订的合同中都有这样一条“……友好协商……”。国内贸易,由于买卖双方沟通方便,习惯相同,比较容易“友好协商”;与外国供应商打交,由于地理、通信和语言上的不便利,一旦出现了问题,就比较难“友好协商”了。比如,由于沟通不便,沟通频次会很少,沟通渠道很多时候是邮件,效率低、效果差。沟通的诸多不便,导致协商成本增加。由于语言、文化和贸易习惯差异,沟通常常不顺畅,有时还会产生很多误解,造成不信任。所以,提前订好合同条款就变得尤为重要。
  
  我结合一些具体事例,希望大家重点关注这样几个条款。
  
  价格条款  国际贸易有成熟的一套做法,即国际贸易术语,这是在长期的国际贸易实践中产生的,用来表示成交价格的构成和交货条件,确定买卖双方风险、责任和费用划分等问题。作为采购人,要熟练使用这些术语,熟知这些术语的差别,选择合适的交易条件。否则,容易出现“漏项”,即本该己方做的,以为对方做了,结果对方没做、己方也没做,事情“遗漏”了,带来不必要的麻烦。
  
  付款条款  一个学员跟我分享过一个经历。某个外国供应商非常强势,总是要求预付款,否则不发货。我对他说,预付原因有二。一是贸易惯例,比如订购非标设备、模具和咨询服务等,供应商需要先期投入生产资料来启动项目,或者增加买方违约的机会成本。二是信任的问题。买方坚决不预付,往往也是出于惯例和不信任。该学员对我说,这家供应商很强势,购买的是标准品,不是非标,也不应该是“不信任”,因为采购方都是“按时付款”。我再仔细了解,发现问题原来出在双方对合同条款的“理解不同”。买方的“按时”是指财务在每月25日付款。而合同条款约定是30天付款。比如5日到货,对于国内供应商来说,下个月25日付款,都算是“月结”,而外方认为付款时间应是下个月5日前。由于采购方总不能“按时付款”,供应商的“客户信用”等级下调了,要求必须预付。
  
  包装条款  要考虑各地装卸条件的区别。我曾从德国购买过一些设备,合同条款写的是“适合海运的包装”,供应商那里有“出厂包装规范”。按理说没问题,但由于中国港口装卸条件的原因,外方人员觉得中国工人在“野蛮”装卸,会造成包装箱碎裂,威胁设备安全,外方立刻叫停了装卸工作。最后,外方同中方花了一天的时间研究装卸方案。
  
  第三:实行进口供应商管理
  
  在实际工作中,我们对国内供应商常常管理非常“严格”,对外国供应商往往缺乏管理,甚至没有管理。为什么会出现这样的情况呢?
  
  在中外合资或外商独资企业,那些进口供应商大部分是外方推荐或直接导入的,采购人员并不了解“为什么选择这个供应商”,对供应市场也没有做过充分的市场调研,基本上就是在执行,所谓“战略采购”也大部分都是在为总部提供信息、提供支持,很少参与“采购战略”的制定。即使是内资企业,外国供应商也基本是在中国的销售代表主动找上门来,中方采购人员对全球供应市场并不熟悉。所以,我想特别用一句话表述——采购要由“被动”变“主动”,这一点上我们可以学习外国公司的“全球采购”。
  
  主动寻源  过去我们被动接受外国供应商,未来应该从公司战略出发,全球寻源。要有这样的意识,培植这方面能力。采购人员要常常给自己提一个问题:是否还有更好的供应资源?
  
  主动管理  外国供应商也必须纳入统一管理流程。有人说出国考察不方便,或者外国供应商不接受管理。出国不方便,可以在国外设办事处,或在国外找代理;外国供应商不接受“管理”,我觉得是理解或沟通上的问题,也可能是我方要求“过分”,比如缺乏计划性、经常变更、总是很急,这些需要采购方自身改进。


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